Umschulung Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement

Umgeschulte Kaufmänner und Kauffrauen für Büromanagement haben erstaunlich vielfältige Aufgaben: Neben kaufmännischen und allgemeinen organisatorischen Tätigkeiten zählen auch Marketing, Verwaltung, Einkauf, Logistik, Organisation und Kundenkontakt zu ihrem Arbeitsbereich. Die individuellen Arbeiten hängen stark vom jeweiligen Arbeitgeber ab. Doch nicht selten erweisen nicht Kaufmänner und -frauen für Büromanagement als wahre Allroundtalente.

Den meisten Umschulungsinteressierten wird diese Tätigkeit auch noch unter der Bezeichnung Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann, Kaufleute für Bürokommunikation oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation bekannt sein. Im Zuge der Neuordnung der Ausbildung im Jahr 2013 wurden diese Bezeichnungen jedoch abgeschafft. Die korrekte Bezeichnung lautet seit dem 1. August 2014 Kaufleute für Büromanagement.

Wir haben Ihnen im folgenden alle Informationen zusammengefasst, die Sie über eine Umschulung zur Kauffrau für Büromanagement wissen sollten. Unter anderem bekommen Sie Antworten auf die Fragen Wer finanziert mir die Kosten einer Umschulung im Bereich Büromanagement? Welche Voraussetzungen muss ich für die Förderung durch das Arbeitsamt erfüllen? Wie ist der Ablauf einer Teilzeitumschulung? Und welche Möglichkeiten bestehen als Onlinekurs oder Fernstudium? 

Die Tätigkeit als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement

In den meisten Büros – insbesondere Sekretariaten – laufen verschiedene Aufgaben parallel: Interne Anfragen oder solche von Kunden werden gebündelt und anschließend weiter bearbeitet. Entsprechend vielseitig sind auch die Dinge, die Kaufleute für Büromanagement zu erledigen haben:

• Sie bearbeiten Post- und Schriftverkehr,
• bereiten Termine vor,
• verwalten und besorgen Büromaterialien und Betriebsmittel,
• organisieren Kundenkontakte und Dienstreisen,
• wirken im Bereich Rechnungswesen mit und e
• erledigen all die administrativen Aufgaben, die in der alltäglichen Arbeit anfallen.

Abhängig vom individuellen Einsatzgebiet variieren diese Tätigkeiten natürlich. Doch der Schwerpunkt liegt hier eindeutig nicht im kaufmännischen Bereich. Vielmehr unterstützen sie andere Einheiten eines Unternehmens in deren Tätigkeit und sorgen dafür, dass die Organisation im Hintergrund reibungslos läuft.

Welche Zukunftsaussichten hat man mit diesem Beruf?

Administrative Aufgaben im Büro sind in nahezu jedem Unternehmen zu erledigen, sodass beständig eine hohe Nachfrage nach entsprechenden Fachkräften besteht. Andererseits ist das Angebot an Bürokauffrauen bzw. Bürokaufmännern, die auf der Suche nach einer Beschäftigung sind, inzwischen recht groß. Wir empfehlen deswegen eine bewusste Schwerpunktsetzung über die Wahlqualifikationen und Praktika.

Ein großer Teil dieses Berufes besteht schließlich auch aus dem sogenannten „learning by doing“. Im Idealfall absolviert man eine Ausbildung im dualen System und sammelt damit bereits während der gesamten Zeit  wertvolle Arbeitserfahrung in einem Unternehmen. Die Chancen auf eine spätere Anstellung in selbigem steigen damit signifikant.

Für wen ist eine Umschulung als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement geeignet?

Grundsätzlich sollten Interessenten Freude daran haben, mit Menschen zu kommunizieren, Prozesse zu organisieren und sich schnell auf neue Herausforderungen einzustellen. Neben dem Talent zur offenen und freundlichen Kommunikation ist immer auch eine sorgfältige und konzentrierte Arbeitsweise unerlässlich. Ein Praktikum in einem Sekretariat oder Büro kann insbesondere jungen Menschen Auskunft darüber geben, ob sie für diesen Beruf geeignet sind. Weitere Voraussetzungen:

• mittleren Schulabschluss oder Hauptschule mit guten Noten in Mathematik und Deutsch
• sichere Rechtschreibung
• strukturiertes Arbeiten
• Sinn für Genauigkeit und Sorgfalt

Im Übrigen ist dieser Beruf auch dann geeignet, wenn gesundheitliche bzw. körperliche Einschränkungen vorliegen. Jedoch sollte im Vorfeld das Gespräch mit dem Maßnahmenträger oder Arbeitgeber gesucht werden, um später überraschende Einschränkungen zu vermeiden.

Inhalte einer Umschulung zum/zur Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement

Der Inhalt der Umschulung zum/zur Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement ist zunächst für alle Teilnehmer identisch. In jeder Ausbildung bzw. Umschulung werden die Bereiche behandelt:

• Office-Software
• Finanzbuchhaltung und Finanzierung von Projekten vorbereiten
• Aufträge einholen, Einkauf organisieren und Verträge schließen
• Bürokommunikation und Bürowirtschaft sowie
• kaufmännische Steuerung und Kontrolle
• Strategische Kundengespräche führen
• Büroabläufe gestalten
• Personalwirtschaft und Grundzüge des Personalrechts
• Geschäftsprozesse darstellen und optimieren
• Veranstaltungsorganisation und Planung von Geschäftsreisen
• Projektmanagement

Welche Wahlqualifikationen gibt es?

Bei den Wahlqualifikationen hingegen variieren die Lernfelder stark. Um sich von anderen Umschülern abzusetzen und die Umschulung nach eigene Interessen auszurichten, gibt es die Möglichkeit von Wahlqualifikationen. Überlegen Sie sich, in welcher Branche nach der Umschulung Ihr idealer Arbeitsplatz sein könnte und wählen Sie eine Schwerpunkt danach aus.

1. Umschulung im Büromanagement mit Schwerpunkt Öffentliche Finanzwirtschaft

2. Kaufmann für Büromanagement mit Wahlqualifikation Auftragssteuerung und Auftragskoordination

3. Kauffrau für Büromanagement im Bereich Verwaltung und Recht

4. Umschulung Büromanagement mit Spezialisierung Kaufmännische Steuerung und Kontrolle

5. Umschulung im Büromanagement mit Schwerpunkt Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement

6. Umschulung Büromanagement mit Spezialisierung Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen

7. Kauffrau für Büromanagement im Bereich Assistenz und Sekretariat

8. Kaufmann für Büromanagement mit Wahlqualifikation Einkauf und Logistik

9. Kauffrau für Büromanagement im Bereich Personalwirtschaft

10. Umschulung Büromanagement mit Spezialisierung Marketing und Vertrieb

Wie schwer ist die Umschulung?

Die Umschulung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement ist kein Hexenwerk. Doch gibt es Voraussetzungen, die Sie in jedem Fall mitbringen müssen. Der Eignungstest vom Arbeitsamt gibt erfahrungsgemäß relativ zuverlässig Auskunft darüber, ob der Beruf zu Ihnen passt oder ob die Umschulung Ihnen eher schwer fallen wird. In dem Berufswahltest werden insbesondere Fragen und Aufgaben zu den Bereichen Logisches Denken, Rechtschreibung, Stressresistenz und strukturiertes Arbeiten gestellt.

Wie lange dauert die Umschulung für Kaufleute im Büromanagement?

Die Umschulung für Kauffrauen im Büromanagement dauern in Vollzeit oder Teilzeit zwei Jahre. Eine reguläre Ausbildung nimmt in diesem Beruf üblicherweise drei Jahre in Anspruch. Jedoch kann eine frühere Berufsausbildung oder einschlägige Berufserfahrung dazu führen, dass die Ausbildung um ein Jahr verkürzt wird. Ohne entsprechende Vorkenntnisse ist eine Verkürzung nicht sinnvoll. Während der Umschulung müssen Sie den selben Lernstoff aufnehmen wie in der dreijährigen Ausbildung. Das kann schnell zu Stress oder Überforderung führen.

Kann man die Umschulung ohne vorherige Ausbildung machen?

Haben Interessenten bereits eine Ausbildung in einem ähnlichen Beruf absolviert, ist eine Weiterbildung zur/zum Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement ebenfalls binnen zwei Jahren möglich. Wer bisher keine Ausbildung abgeschlossen hat, der kann zunächst als Vorbereitung einen Lehrgang machen. Der direkte Einstieg in eine Umschulung ist auch denkbar, allerdings besteht in der Regel das Arbeitsamt auf einen Eignungstest. Als berufsbegleitende Kurse Online oder mit zugesendeten Materialen gibt es unter anderem:

• Weiterbildung Bürosachbearbeiter/in für alle ohne Ausbildung / Berufserfahrung: 18 Monate bei etwa 9 Stunden pro Woche
• Weiterbildung Geprüfte IT-Bürofachkraft ohne vorherige Berufsausbildung:18 Monate bei etwa 9 Stunden pro Woche
• Praxismanagement ohne erste Ausbildung berufsbegleitend in 15 Monate bei etwa 8 Stunden pro Woche
• Geprüfte/r Office-Manager/in ohne Vorkenntnisse in 21 Monate bei etwa 7 Stunden pro Woche
• Weiterbildung Büromanagement für Arbeitnehmer mit Erfahrung in Büroarbeit ohne Ausbildung:  berufsbegleitend in 12 Monate bei etwa 6 bis 8 Stunden pro Woche

Umschulung bei einem Bildungsträger: Erfahrungen?

Ferner besteht die Möglichkeit, eine Umschulung bei einem externen Bildungsträger zu absolvieren. Fast alle überregionalen Umschulungsanbieter haben die Umschulung zum Kaufmann für Büromanagement im Programm. Erfahrungsgemäß werden die Kosten unter bestimmten Voraussetzungen vom Arbeitsamt übernommen (siehe unten). Bedingung ist auch in diesem Fall eine vorherige, geeignete Berufsausbildung oder Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich bzw. im Büroumfeld. Die Ausbildung besteht vorwiegend aus theoretischem Unterricht und wird durch ein sechsmonatiges Praktikum für Berufserfahrung ergänzt.

Wie findet man ein Praktikum?

Wer keine betriebliche Umschulung absolviert, der ist dringend darauf angewiesen, einen guten Praktikumsplatz zu ergattern. Im Idealfall sollte als Praktikumsort eine Verwaltung oder Unternehmen gewählt werden, an dem Sie sich auch eine später Anstellung als Kauffrau für Büromanagement vorstellen können. Die Zeit während des Praktikums kann so schon genutzt werden, von der eigenen Arbeitsleistung zu überzeugen und die andere Seite besser kennenzulernen.

Unsere Empfehlung an Sie: Bewerben Sie sich so früh wie möglich um ein Praktikum. Zu oft hören wir von Umschulungsteilnehmern, dass es doch schwer war als gedacht einen Platz zu bekommen. Das Problem ist dabei meist das gleiche: Je später man sich an die Bewerbung macht, desto weniger Praktikumsplätze für Kaufleute für Büromanagement sind noch übrig. Die offenen Praktikumsstellen sind jedoch regional gleich verteilt. Zuwarten verkompliziert Ihre Umschulung unnötig.

Wer kann eine Umschulung in Teilzeit machen?

Wenn Ihre Umschulung vom Arbeitsamt oder der Rentenversicherung finanziert wird, dann wird eine Teilzeitumschulung in der Regel nur bewilligt, wenn Sie betreuungspflichtige Kinder haben, sich um pflegebedürftige Angehörige kümmern oder aus gesundheitlichen Gründen nicht in Vollzeit arbeiten können. Die Umschulungsanbieter sind meist sehr flexibel und sind insbesondere und in größeren Städten wie Berlin, Hamburg oder München auf  die Vereinbarkeit von Arbeit mit Familie eingestellt. Auch bei betrieblichen Umschulungen für Kaufleute im Büromanagement ist Teilzeit meist unproblematisch möglich.

Wenn Sie eine Teilzeitumschulung planen, dann bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass sich die Dauer der Umschulung verlängert. Zwar kann der Zeitraum um sechs Monate verlängert werden. Die Regel ist jedoch zum Beispiel bei betrieblichen Umschulungen, dass sich die praktische Zeit im Betrieb verkürzt. Der Besuch der Berufsschule findet hingegen im vollen Umfang statt.

Kann man die Umschulung Büromanagement auch berufsbegleitend absolvieren?

Nein, die Umschulung im Büromanagement kann aktuell nicht neben dem Beruf absolviert werden. Denkbar sind jedoch Bildungsangebote wie Fernkurse, die Sie flexibel online in Ihrer Freizeit absolvieren. Viele führen ebenso zu einem IHK-Abschluss und setzten Berufserfahrung im Büro voraus. Ideal also für alle, die „unqualifiziert“ im Büro arbeiten und sich neben der Arbeit online eine  Qualifizierung erarbeiten. Abendschulen haben die Umschulung leider nicht im Angebot. Kostenlose und unverbindliche Informationen bekommen Sie zum Beispiel hier:

• Fernkurs Büromanagement in 12 Monaten bei 6 bis 8 Stunden
• Geprüfte Sachbearbeiter/innen in 18 Monaten bei 6 bis 8 Stunden pro Woche
• Empfehlung: Geprüfte/r Fachwirt/-in für Büro- und Projektorganisation (IHK) in 18 Monaten bei etwa 10 bis 12 Stunden pro Woche

Wie läuft die Umschulung im Büromanagement ab?

Der Ablauf der Umschulung ist davon abhängig, ob Sie sich für eine betriebliche Umschulung entscheiden haben oder diese bei einem externen Bildungsträger absolvieren. Bei Umschulungsanbietern sieht der Ablauf so aus, dass Sie in einem Art Klassenverbund die nächsten zwei Jahre zusammen lernen werde. Die praktische Ausbildungsanteil wird entweder in einem simulierten Unternehmen (kein echter Betrieb) vermittelt. Idealer ist meist ein Praktikum in einer tatsächlichen Firma. Dort können Sie erste Kontakte zu einem späteren Arbeitgeber knüpfen und kommen tatsächlich mit der Realität am Arbeitsplatz in Berührung. Die Abschlussprüfungen finden wie bei betrieblichen Umschulungen bei einem Ausschuss der regionalen IHK statt.

Wie sieht die duale Umschulung zur Kauffrau für Büroorganisation aus?

Eine Umschulung kann selbstverständlich auch bei einem Unternehmen stattfinden. Idealerweise hatten Sie sich gleich bei einem Betrieb beworben, in dem Sie nach Abschluss der Maßnahme auch arbeiten möchten. Die Teilnehmer erhalten bei betrieblichen Umschulungen oft eine monatliche Vergütung, die jedoch auf Leistungen des Arbeitsamts angerechnet wird. Deswegen wird meist von vornherein der Lohn als ein Art Bonus in Höhe des anrechnungsfreien Betrages ausbezahlt.

Welche Möglichkeiten der Förderung gibt es?

Die Kosten der Umschulung für Kaufleute im Büromanagement summieren sich in den zwei Jahren beachtlich. Das zu erzielende Gehalt in dieser Zeit entspricht dem monatlichen Ausbildungslohn der Auszubildende im dualen System. Wer sich für eine betriebliche Umschulung ohne Bildungsgutschein entscheidet, kann gegebenenfalls zusätzlich Wohngeld und Berufsausbildungsbeihilfen beantragt. Handelt es sich jedoch explizit um eine Umschulung, können ergänzende Leistungen beim Jobcenter bzw. der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden.

Umschulung über das Arbeitsamt

Die zweijährigen betrieblichen Umschulungen oder solche bei einem externen Träger oder online absolvierte Umschulungen, werden in der Regel vom Jobcenter bzw. der Bundesagentur für Arbeit gefördert. Konkret bedeutet dies, dass mit einem Bildungsgutschein sowohl der Lebensunterhalt der Teilnehmer als auch die Schul- und Fahrkosten in diesem Zeitraum abgedeckt werden. Dies gilt auch für die Zeit des integrierten Praktikums, sofern dieses nicht gesondert entlohnt wird. Wenn Sie für ein Praktikum oder während der betriebliche Umschulung ein Ausbildungsgehalt bekommen, kommt es allerdings zu einer Anrechnung auf die bezogenen Leistungen. Die Arbeitsagentur ist für Ihren Antrag auf einen Bildungsgutschein zuständig, wenn Sie arbeitssuchend oder arbeitslos sind und Ihnen ein Anspruch auf ALG1 zusteht.

Unterstützung durch das Jobcenter

Auch das Jobcenter kann mit einem Bildungsgutschein eine Weiterbildung oder Umschulung finanziell fördern. Die Voraussetzungen hierfür sind ebenfalls in § 81 SGB III geregelt. Das Jobcenter ist für alle Antragsteller ohne ALG-I Anspruch richtiger Ansprechpartner. Die Kosten der Maßnahme und Lebensunterhalt wird dann mit Bürgergeld-Leistungen unterstützt, wobei zusätzliche Zuschüsse gegebenenfalls beantragt werden können.

Finanzierung über die Rentenversicherung

Die gesetzliche Rentenversicherung kann eine Umschulung wegen Krankheit oder Erwerbsminderung bewilligen. Es handelt sich dann um eine Maßnahme der beruflichen Rehabilitation. Übernommen werden die Kosten der Umschulungs-Lehrgänge, sowie der Lebensunterhalt. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie bereits 15 Jahre Beiträge in die Rentenkasse gezahlt haben. Ist dies nicht der Fall, dann ist die Arbeitsagentur für eine Umschulung aus gesundheitlichen Gründen zuständig. Atteste zu Ihrer Erkrankung werden in beiden Fälle eingefordert.

Handelt es sich bei der Erkrankung um einen Arbeitsunfall oder eine Berufskrankheit, dann kann auch die Berufsgenossenschaft als Kostenträger zuständig sein.

Wer bietet eine solche Umschulung überhaupt an?

Eine zweijährige Umschulung bietet zum Beispiel bundesweit die WBS an. Voraussetzung für die Teilnahme an dieser Qualifikation ist eine abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich. Ein ähnliches Konzept verfolgt das bbw Bildungswerk der Wirtschaft in Berlin und Brandenburg. Auch hier findet die Qualifikation zur/zum Kauffrau bzw. -mann für Büromanagement innerhalb von zwei Jahren statt.

Ferner lohnt eine Anfrage über Stellenportale bei nahezu jedem regionalen Unternehmen, welches auch regulär Bürokaufmänner und -frauen ausbildet. Eine verkürzte Ausbildung im Sinne einer Umschulung ist dann möglich, sofern Unternehmen und Berufsfachschule überein kommen. Bei Umschulungsinteressierten ist oft auch die öffentliche Verwaltung als Umschulungsstätte hoch im Kurs.

Umschulung Büromanagement bei der Rentenversicherung

Ein beliebter Anbieter der Umschulung für Kaufleute im Büromanagement ist die Deutsche Rentenversicherung. Bewerber mit Realschulabschluss und guten Noten in Deutsch und Mathematik können bei den jeweils 16 regionalen Vertretungen (Berlin, Brandenburg, Braunschweig-Hannover, Gera, Stralsund, Würzburg, …) einmal jährlich in die Ausbildung starten. Die Rentenversicherung gilt bei Kaufleuten für Büromanagement als zuverlässiger Arbeitgeber und überzeugt mit einem überdurchschnittlichen Ausbildungsgehalt.

Wo kann man in Büromanagement umschulen?

Die Umschulung für Büromanagement ist eine häufig gesuchte Umschulung, die Sie in jeder größeren Stadt erlernen können. Das Angebot von Umschulungen in Teilzeit ist dabei ebenfalls groß. IHK

• Hessen: Frankfurt a.M., Wiesbaden,
• Saarland: Saarbrücken
• Schleswig-Holstein: Lübeck
• Niedersachsen: Hannover, Oldenburg, Braunschweig
• Sachsen: Leipzig, Dresden, Chemnitz
• Sachsen-Anhalt: Magdeburg
• Bremen
• Berlin / Brandenburg: Berlin, Potsdam, Cottbus
• Hamburg
• NRW: Bochum, Bonn, Bielefeld, Wuppertal, Essen, Siegen, Duisburg, Dortmund, Düsseldorf, Gelsenkirchen, Köln, Münster, Iserlohn, Aachen, Mönchen-Gladbach
• Bayern: München, Nürnberg, Augsburg
• Baden-Württemberg: Darmstadt, Stuttgart, Karlsruhe, Ludwigsburg, Heilbronn, Mannheim, Offenburg,
• Rheinland-Pfalz: Mainz

Gibt es alternative Fernstudiengänge?

Ja, wer eine Umschulung oder Weiterbildung auf die eigenen Bedürfnisse ausrichten möchte, der kann sich starre Anwesendheitszeiten und Fahrten zum Umschulungsort sparen: Mittlerweile gibt es Fortbildungsangebote, die entweder online ablaufen oder Ihnen werden die Studienunterlagen bequem nach Hause geschickt. Ein Fernstudium setzt kein Abitur oder Hochschulzulassung voraus und muss auch dem Arbeitgeber nicht gemeldet werden. Teilweise können die moderaten Kosten über einen Bildungsgutschein finanziert werden. Selbst finanzierte Umschulungen können als Werbekosten in der Einkommensteuererklärung abgesetzt werden. Als Alternative zur Umschulung für Kaufleute für Büromanagement mit Präsenzpflicht bietet sich folgende flexible Lösung an:

• Fernstudium zur/zum Geprüften Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation (IHK) dauert 18 Monate bei etwa 10 bis 12 Stunden pro Woche. Die Unterlagen werden Ihnen unverbindlich und kostenfrei mit einer ersten Probelektion zugeschickt.

Weiterbildung und Berufswechsel

Sie gehören bereits den ausgebildeten Kaufleuten für Bürokommunikation an, aber möchten sich für die Karriere oder den Berufswechsel fortbilden? Es gibt mittlerweile ein großes Angebot an Weiterbildungen, die Se berufsbegleitend absolvieren können. Viele der Fortbildungen können wie Umschulungen durch einen Bildungsgutschein gefördert werden. Je nach Anbieter finden die Schulungen zeitlich und örtlich flexibel online statt. Hier bekommen Sie kostenlose, unverbindliche Informationen auf Wunsch zugesendet:

Vom Kaufmann für Büromanagement zum Industriekaufmann umschulen

Wer sich als Kauffrau für Büromanagement neuorientierten möchte, hat bereits eine fundierte erste Ausbildung und kann meist auch auf mehrjährige Berufserfahrung zurückgreifen. Allerdings wird es die Regel sein, dass die Umschulung für Industriekaufleute absolviert wird. Eine Weiterbildung für kaufmännisches Wissen wir wohl häufig nicht ausreichen. Das ergibt sich aus den doch sehr abweichenden Ausbildungsplänen dieser beiden Umschulungsberufen. Für den Berufswechsel kommt zum Beispiel folgende Weiterbildung in Betracht:

• Geprüfte/r Industriefachwirt/in (IHK) in 18 Monate bei etwa 12 Stunden pro Woche

• Geprüfte/r Prozessmanager/in Industrie 4.0 in 15 Monate bei etwa 7 Stunden pro Woche

Von Kauffrau für Büromanagement zur Verwaltungsfachangestellten umschulen

Die berufliche Neuorientierung aus dem Büromanagement hin zu Verwaltung kann ohne erste oder zweite Umschulung möglich sein, wenn Sie sich bereits für die Wahlqualifikation Verwaltung und Recht entschieden hatten. Ist die nicht der Fall, dann wird in der Regel erwartet, dass eine Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten absolviert wird.

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