Umschulung zum Personalsachbearbeiter / zur Personalsachbearbeiterin

Zu den Aufgaben von Personalsachbearbeitern und Personalsachbearbeiterinnen gehört die Verwaltung von Personalakten in einem Unternehmen. Dazu gehören alle Aufgaben, die bei Veränderungen der Personalstruktur anfallen. Sie erfassen neue Beschäftigte, schließen die Akten von ausgetretenen Beschäftigten ab und nehmen Eintragungen sowie Datenänderungen während der Beschäftigungszeit des Personals vor. Eine Hauptaufgabe ist es, die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen. Dies erfolgt in der Regel mit einem Abrechnungsprogramm.

Weiterhin berechnen sie Urlaubsansprüche und überwachen Krankheits- und Arbeitszeiten. Ferner vereinbaren sie Termine für Bewerbungsgespräche und Schulungen. Sie rechnen die Kosten für Dienstreisen ab und stellen nach genormten Vorgaben Arbeitszeugnisse aus.

Für die Gewinnung von neuen Arbeitskräften stellen sie Ausschreibungen in unterschiedliche Medien ein. In vielen Unternehmen unterstützen sie die Geschäftsführung, insbesondere wenn es darum geht, die Gehaltskostenplanung zu berechnen. Auch informieren sie über die Regularitäten zum Mutterschutz, zur Elternzeit, zur Ausbildung und zu ähnlichen Gebieten. Sie übernehmen überdies alle anfallende Korrespondenz, die thematisch mit dem Personal verknüpft sind.

Die Arbeit eines Personalsachbearbeiters bzw. einer Personalsachbearbeiterin erfolgt überwiegend im Personalbüro, so dass es sich um eine Bildschirm- und Sitztätigkeit handelt.

Zukunftsaussichten

In jedem Unternehmen ist für die Entgeltabrechnung sowie für die Personalaktenverwaltung mindestens ein Personalsachbearbeiter beschäftigt. Überhaupt die Tatsache, dass Menschen in einem Beschäftigungsverhältnis stecken, ergibt die Notwendigkeit der Arbeit von Personalsachbearbeitern bzw. Personalsachbearbeiterinnen. In vielen Unternehmen werden Angestellte mit der Spezialisierung auf die Personalsachbearbeitung und Lohnbuchhaltung gesucht. Der Beruf ist besonders in der freien Wirtschaft sehr gefragt, was ihm gute Zukunftsaussichten beschert.

Nach einer Umschulung können Qualifizierungsweiterbildungen aufgenommen werden, z. B. in den Bereichen Personalwesen, betriebliches Sozialwesen, Rechnungswesen, Sozialversicherungsrecht und Reisekostenabrechnung. Auch kann ein Studium aufgenommen werden, wenn eine Hochschulzugangsberechtigung vorliegt, z. B. zum Personalreferenten bzw. zur Personalreferentin, zum Personalfachkaufmann bzw. zur Personalfachkauffrau, zum Betriebswirt bzw. zur Betriebswirtin für Personalwirtschaft und zum Personaldienstleistungsfachwirt bzw. zur Personaldienstleistungsfachwirtin.

Inhalte und Dauer der Umschulung

Der Beruf des Personalsachbearbeiters bzw. der Personalsachbearbeiterin ist eine Spezialisierung, die nach einer abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung ausgeübt werden kann. Zu diesen Ausbildungen gehören z. B. Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau und Industriekaufmann bzw. Industriekauffrau.

Die zu erwerbenden Lerninhalte für diese Ausbildungsberufe werden sowohl praktisch im Ausbildungsbetrieb als auch theoretisch an der Berufsschule übermittelt.

Der praktische Teil bezieht sich insbesondere auf die Büroorganisation und Buchhaltung. Kaufleute im Büro lernen die allgemeinen und speziellen Wirtschaftsabläufe in der Volks- und Betriebswirtschaft kennen. Sie werden in der Durchführung der Buchhaltung eingearbeitet und führen schließlich selbst Buchungen durch. Auch kontieren sie Belege vor, sortieren diese in die entsprechenden Ordner ein und sichern eine überschaubare Ablage. Ferner erlernen sie die sachgerechte Abwicklung des Schriftverkehrs und befassen sich mit dem unternehmerischen Geschäftskonzept, wobei sie das Produkt bzw. die Dienstleistung des Unternehmens genau kennen müssen. Ebenfalls lernen sie, welche Arbeiten in der Personalsachbearbeitung zu erledigen sind. Auf diese können sie sich im Anschluss an die Ausbildung spezialisieren. Einen speziellen Abschluss gibt es, außer bei den genannten Weiterbildungsmöglichkeiten, nicht.

In der Berufsschule lernen sie die theoretischen Inhalte der allgemeinen Wirtschaft sowie der Betriebs- und Volkswirtschaft kennen. Zudem lernen sie im Rechnungswesen, wie Buchungen vorgenommen werden, wie Konten, eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden sowie wie eine Kosten- und Leistungsrechnung angefertigt wird. Des Weiteren lernen sie, wie eine richtige Büroorganisation erfolgt, welche ergonomischen Anforderungen für die Arbeitsplatzgestaltung bestehen, welche Datenträger es gibt und was bei der Unternehmensgründung zu beachten ist. Ferner erlernen sie die Techniken bei der Text- und Datenverarbeitung, wobei insbesondere die Arbeit mit gängigen Text- und Tabellenprogrammen gefestigt wird.

Wie lange dauert die Umschulung zur Personalsachbearbeiterin?

Eine kaufmännische Ausbildung, die ihren Schwerpunkt im Büro hat, verläuft in der Regel drei Jahre. Sie kann auf zwei Jahre in Vollzeit verkürzt werden, wenn zuvor eine Ausbildung in einem ähnlichen Bereich absolviert wurde. Eine Umschulung in Teilzeit ist in der Regel möglich.

Zielgruppe der Umschulung

Für die Aufnahme einer kaufmännischen Ausbildung wird in der Regel die mittlere Reife als schulische Zugangsvoraussetzung angesetzt.
Eine besondere Eignung liegt vor, wenn Personen eine kaufmännische Umschulung anstreben, zuvor aber schon eine kaufmännische Ausbildung absolviert haben. Dazu gehören auch Bereiche wie z. B. Einzelhandelskaufmann bzw. Einzelhandelskauffrau, Groß- und Außenhandelskaufmann bzw. Groß- und Außenhandelskauffrau, Bankkaufmann bzw. Bankkauffrau und Speditionskaufmann bzw. Speditionskauffrau.
Personen, die zuvor eine Ausbildung in einem anderen Bereich gemacht haben, sollten beachten, ob sie für die Arbeit im Büro geeignet sind, d. h. ob sie mehrere Stunden im Sitzen und vor dem Bildschirm arbeiten können. Sie sollten auch ein analytisches Denken mitbringen sowie ein gutes Zahlenverständnis haben. Ferner sind auch eine sichere Kommunikation und die Bereitschaft zur Teamarbeit wichtig.

Fördermaßnahmen

Während der Umschulung wird eine monatliche Ausbildungsvergütung gezahlt. Diese variiert allerdings aufgrund der verschiedenen Verdiensthöhen in den unterschiedlichen Ausbildungsberufen. Über die Vergütung hinaus kann Berufsausbildungsbeihilfe (BAB) beantragt werden. Dabei sollte beachtet werden, dass der Umschüler bzw. die Umschülerin nicht mehr im Hause der Eltern wohnt und nicht in einer Ehe oder eheähnlichen Gemeinschaft mit einem Partner oder einer Partnerin lebt, dessen oder deren Verdienst über einer bestimmten Höhe liegt.

Anbieter der Umschulung

Eine Umschulung wird von allen möglichen Unternehmen angeboten, in denen regelmäßig Büroarbeit erledigt wird. Der theoretische Unterricht wird von Berufsschulen angeboten.

Alternative Umschulungen im Fernstudium

Die Fernuniversität Hagen bietet alternativ unterschiedliche Fernstudiengänge im Bereich der Wirtschaftswissenschaften mit dementsprechend unterschiedlichen Abschlüssen an.
Die Studiengemeinschaft Darmstadt (SGD) und das Institut für Lernsysteme bieten Fernlehrgänge in den Bereichen Personalsachbearbeitung, Betriebswirtschaft, Finanzbuchhaltung, Bilanzbuchhaltung und Wirtschaftsinformatik an. Bei der SGD gibt es zusätzlich Fernlehrgänge in den Bereichen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Auch die Euro-FH bietet Fernstudiengänge der Betriebswirtschaft an.

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