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Datenerfasser arbeiten in allen Bereichen, in denen Informationen gesammelt und geordnet werden müssen. Sie erfassen z. B. Personal- oder Umfragedaten und tragen diese in entsprechende Formulare und Datenbanken ein. Im Bereich der Marktforschung befragen sie dazu Kunden und notieren deren Antworten. Teilweise erstellen sie auch Datensammlungen aus gesprochenen oder geschriebenen Texten. Mitunter gehört Datenauswertung zu ihrem Aufgabenbereich.
Abhängig vom Einsatzort arbeiten Datenerfasser mit englischsprachigen Informationen. Desweiteren übernehmen Datenerfasser anfallende Büroarbeiten. Sie kümmern sich um den Fax- und E-Mail-Verkehr und verfassen Schreiben wie Briefe oder Zusammenfassungen. Datenerfasser kümmern sich außerdem darum, dass sie im Rahmen ihrer Tätigkeit ihr Wissen auf dem aktuellen Stand halten, z. B. bei Funktionserweiterungen oder -änderungen in der Firmensoftware.
Datenerfasser arbeiten vorrangig am Computer und am Telefon in kleinen wie großen Unternehmen. Sie nutzen dort die firmeneigenen Programme zur Datenerfassung und -verwaltung. Bei der Informationsbeschaffung z. B. am Telefon sind sie stets freundlich und kundenorientiert. Sind wichtige Daten telefonisch nicht ermittelbar, so sind Datenerfasser auch im Außendienst tätig. Ihre Arbeitszeiten richten sich nach der Erreichbarkeit der Kunden, sodass auch Einsätze im Schichtdienst, am Wochenende sowie früh und abends möglich sind.
Ihre Arbeitsplätze finden Datenerfasser vornehmlich bei EDV-Dienstleistern, die die Datenerhebung anderer Unternehmen übernehmen. Desweiteren ist ein Einsatz u. a. in den Bereichen Elektro, Fahrzeugbau, Finanzdienstleistungen oder Handel möglich.
Zukunftsaussichten
In vielen Bereichen und Branchen bundesweit werden Datenerfasser gesucht und eingestellt. Viele Unternehmen möchten sich spezialisieren und ihr Angebot genau auf die Kundenwünsche zuschneiden. Mit zunehmender Konkurrenz steigt auch die Notwendigkeit der Serviceorientierung. Datenerfasser können in diesen Bereichen mit dem Sammeln von Informationen in Kundenzufriedenheitsbefragungen oder themenspezifischen Umfragen wertvolle Beiträge liefern. Ebenso leisten sie mit ihrer Arbeit einen Beitrag zur Neukundengewinnung.
Zielgruppe
Die Arbeit als Datenerfasser eignet sich für Menschen aller Alters- und Berufsgruppen. Bewerber sollten Interesse an Büro- und Verwaltungstätigkeiten und allgemeine Kenntnisse in der Daten- und Texterfassung mitbringen. Desweiteren sind Grundkenntnisse im Umgang mit Computern und gängigen Datenverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word erforderlich. Ebenso sollte ein Grundverständnis für E-Mail-Kommunikation und elektronische Korrespondenz vorhanden sein.
Datenerfasser müssen meist viel telefonieren. Sie sollten eine klare Aussprache haben und Kunden freundlich und zuvorkommend begegnen können. Außerdem müssen sie sorgfältig und zuverlässig arbeiten, denn ihre Informationen sind Grundlage für weitere Vorhaben und Planungen der Unternehmen.
Inhalt und Länge der Ausbildung
Für die Tätigkeit als Datenerfasser gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Ausbildung. Es besteht die Möglichkeit, für die Erlangung der für den Beruf notwendigen Kompetenzen und Fähigkeiten entsprechende Kurse oder Seminare zu belegen. So bieten viele Bildungsträger Weiterbildungsmaßnahmen in Kunden- oder Telekommunikation, EDV-Verarbeitung oder Datenmanagement an. Weiterhin kann eine kaufmännische Ausbildung von Vorteil sein. Die Bundesagentur für Arbeit führt in ihrer Übersicht KURSNET eine Reihe von Kursen, die zur Vorbereitung einer beruflichen Tätigkeit als Datenerfasser nützlich sind, z. B. „Kaufmännische Qualifizierung mit EDV“, „Gesprächsführung am Telefon“ oder „Datenbankmanagementsysteme für Anwender/innen“. Ähnliche Berufe, die eine Berufsausbildung erfordern, sind Phonotypist oder Stenotypist.
Kosten und Förderung
Weiterbildende Kurse und Seminare können von der Bundesagentur für Arbeit z. B. mit einem Weiterbildungsgutschein gefördert werden. Inwieweit eine Förderung möglich ist, hängt vom Anbieter der Maßnahme sowie den individuellen Voraussetzungen des Bewerbers ab.
Anbieter
Mögliche Anbieter von Weiterbildungsmaßnahmen sind die Bundesagentur für Arbeit oder ihre Berufsinformationszentren. Ebenso kann ein Kurs an der Volkshochschule belegt werden. Regionale und überregionale Bildungsträger wie die Deutsche Angestelltenakademie bieten darüber hinaus sowohl allgemein qualifizierende als auch themenspezifische Kurse, z. B. zur Datenverarbeitung im Gesundheitswesen, an.
Alternative als Fernstudium
Die Kurse zur Weiterbildung werden oft als Fernstudium angeboten. So können die eigenen Fähigkeiten in einem Seminar zur Schreibkraft oder im Maschinenschreiben am PC verbessert werden. Des Weiteren kann ein Abschluss als geprüfter Sekretär oder Bürosachbearbeiter erworben werden. Alternativ bieten einige Universitäten ein Studium in Datenanalyse und Datenmanagement an, beispielsweise die TU Dortmund. Hierbei wird je nach Ausrichtung der fachgerechte Umgang u. a. mit Aktienkursen und Renditen oder auch Wetter- und Klimainformationen gelernt.
Weitere Inhalte liegen in den Bereichen Statistik, Informatik und Mathematik. Der Abschluss qualifiziert zur Erfassung und Bearbeitung anspruchsvoller Informationen auch in sensiblen Bereichen z. B. mit Patienten- oder Kundendaten.