Als Empfangskraft sind Sie das Aushängeschild des Hauses.
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Das Berufsbild

Freundliche und kompetente Menschen, die das Unternehmen repräsentieren – das wünschen sich wohl die meisten Arbeigeber. Mit einer qualifizierten Empfangskraft setzen sie oft einen persönlichen Akzent und schaffen einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz. Zu den Aufgaben von Empfangskräften gehört es, persönlich für die Besucher des Unternehmens da zu sein. Ein freundliches Lächeln, das Kontaktieren der betreffenden Personen im Unternehmen, dass der Besuch da ist und vieles mehr gehören zum Aufgabengebiet.

Darüber hinaus können auch kaufmännische bzw. verwaltende Tätigkeiten in das Ressort der Empfangskraft fallen. Da müssen mitunter Korrespondenzen erledigt, Kundenanrufe getätigt oder Besprechungen vorbereitet werden. Die Arbeit am PC und die Bedienung spezifischer Software – zum Beispiel der Umfang mit der intern eingesetzten Telefonsoftware oder mit dem CRM-System – gehört dazu.

 

Zukunftsaussichten

Die beruflichen Aussichten für Empfangskräfte sind vielleicht nicht von sehr hohen Verdienstmöglichkeiten geprägt. Allerdings gibt es sehr viele Unternehmen, in denen man Wert auf ein qualifiziertes Team legt – vom Empfang bis zur Führungskraft. Hier ergeben sich immer wieder Chancen, auch kurzfristig einzuspringen und in diesem Rahmen den Arbeitgeber zu überzeugen.

Eine erste Kontaktaufnahme kann entweder über eine Initiativbewerbung, über die Agentur für Arbeit oder auch über ein Zeitarbeitsunternehmen erfolgen. Wer sich geschickt anstellt und im kaufmännischen Bereich „nachlegt“ – zum Beispiel mit einer nachgelagerten Ausbildung oder durch eine weitere Qualifizierung innerhalb des Unternehmens – kann zum Teil auch an einen anderen Arbeitsplatz wechseln und seine Karriere ganz individuell fortsetzen. Es gilt wie so oft, dass die engagierten Personen auch diesen Berufsweg dazu nutzen können, den eigenen Traumberuf zu entdecken und den beruflichen Lebensweg nach den eigenen Wünschen und Fähigkeiten zu gestalten.

 

Inhalte und Dauer der Umschulung

Wer eine Umschulung zur Empfangskraft absolvieren möchte, kann sich in der Regel an ein Berufsfortbildungswerk richten. Diese bieten häufig Lehrgänge an, die – je nach Region – zum Beispiel mit einem Bildungsgutschein für Arbeitssuchende gefördert werden. Je nachdem, wie häufig trainiert werden kann, kann die Dauer des Lehrgangs variieren. So wird beispielsweise in Hamburg ein Lehrgang vom Berufsfortbildungswerk in der Repsoldstraße angeboten, der auf insgesamt 480 Stunden ausgelegt ist. Diese Qualifizierung beinhaltet ein breites Spektrum an Ausbildungsinhalten. Ein großer Bereich ist die bürotechnische Kompetenz. Hier geht es um die Organisation von Büroabläufen, um die Grundlagen der EDV inklusive der gängigen Software und um Internetrecherchen.

Darüber hinaus gibt es Fähigkeiten der sprachlichen und repräsentativen Kompetenz, die es zu fördern gilt. Die neue deutsche Rechtschreibung, ein kundenorientierter Korrespondenzstil, eine zielgerichtete und serviceorientierte innerbetriebliche Kompetenz – dies alles gehört zu den Inhalten der Umschulung.

 

Zielgruppe der Umschulung

Die Weiterbildung zur Fachkraft für den Empfang ist eine sinnvolle Ausbildung für viele Arbeitssuchende und für viele Menschen, die sich einen beruflichen Wiedereinstieg oder Neuanfang wünschen. Wer schon ein wenig Erfahrung in der Büroarbeit hat, kann oft direkt einsteigen.

Die Qualifizierung im Rahmen eines Lehrgangs – wie oben beschrieben – kann bei unterschiedlichen Institutionen erfolgen. Darüber hinaus bieten einige Unternehmen geeigneten Bewerbern auch die Chance, direkt im Unternehmen zu lernen. Aus welchem Grund oder mit welchen persönlichen Voraussetzungen man sich in eine solche Ausbildung bzw. in einen solchen Kurs begibt, bleibt natürlich jedem selbst überlassen. Wer Spaß am Umgang mit Menschen hat und wer gerne organisiert, bringt wesentliche Aspekte bereits mit zu seinem neuen Traumjob.

 

Fördermaßnahmen

Wer mit seiner ersten Ausbildung nicht erfolgreich war oder diesen Beruf aus familiären oder gesundheitlichen Gründen nicht weiter ausüben kann, sollte sich an die Agentur für Arbeit wenden. Eine Umschulung zur Fachkraft für den Empfang oder (alternativ) zur Fachkraft für die Büroassistenz ist dann sicherlich ein möglicher Weg.

Je nachdem, welche Fördermöglichkeiten aktuell zur Verfügung stehen, wird der Sachbearbeiter der Arbeitsagentur sich sicherlich als kompetent erweisen und die passenden Wege vorschlagen. Eine Förderung ist beispielsweise via Bildungsgutschein möglich, wenn man bereits eine längere Arbeitslosigkeit hinter sich hat und im alten Beruf nicht mehr Fuß fassen kann. Anbieter der Umschulung Die Umschulung zur Empfangsfachkraft – ab und zu auch als Empfangsdame bezeichnet – wird von öffentlichen und von privaten Anbietern angeboten.

Dazu gehören beispielsweise:

 

Alternative Umschulungen im Fernstudium

Wer die Ausbildung oder Qualifizierung lieber bequem von zu Hause aus angehen möchte, kann sich auch für ein Fernstudium bzw. für einen Fernlehrgang entscheiden.

So wird beispielsweise von der Studiengemeinschaft Darmstadt die Möglichkeit angeboten, sich zum „Geprüften Bürosachbearbeiter mit Software (SGD)“ weiterzuqualifizieren. Der Kurs ist für Personen besonders gut geeignet, die noch keine erste Ausbildung in einem Büro oder in einer Verwaltung hinter sich gebracht haben. Wer dennoch anstrebt, seine Zukunft in einem Büroberuf zu finden, ist hier richtig. Selbstverständlich ist ein solcher Ausbildungsweg auch eine gute Basis dafür, an einem Empfang zu arbeiten.

Die Haufe Akademie bietet einen sechsmonatigen Lehrgang zum Management-Assistenten an. Auch hier finden sich ähnliche Ausbildungsinhalte wie in der Umschulung zur Empfangskraft. Die Ausbildung schließt mit einem Zertifikat ab und ist sicherlich ein sinnvoller Baustein für Menschen, die sich für einen aktuellen Büro- und Organisationsjob bewerben möchten.

Die Hamburger Akademie für Fernstudien hält gleich mehrere Aus- und Weiterbildungsangebote bereit, die eng mit angestrebten Bürotätigkeiten verbinden sind. Es gibt zahlreiche Varianten wie zum Beispiel die Ausbildung zum Bürosachbearbeiter, einen Lehrgang zum Thema Deutsch im Beruf, eine Schulung im kaufmännischen Grundwissen und viele weitere. Die oben genannten Fernlehrgänge stehen nur symbolisch für eine ganze Reihe von Qualifizierungen, die man als künftige Empfangskraft gut gebrauchen kann. Wer Interesse hat, sollte sich die einzelnen Kurse und die dort gesetzten Schwerpunkte näher ansehen und das Angebot auswählen, das am besten zu den persönlichen Neigungen passt.

Umschulung zur Empfangsdame/ Empfangskraft
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