Einer der vielseitigsten Ausbildungsberufe ist der des Bürokaufmannes. Trotzdem bleibt der Beruf von außen betrachtet eher abstrakt. Es ist nicht einfach, sich vorzustellen, wie der Arbeitsalltag eines Bürokaufmannes aussieht, wie die Ausbildung abläuft und was der Verdienst als Bürokaufmann ist. Dafür begleiten wir den Bürokaufmann Henning in seinem Arbeitsalltag.
08:00: Arbeitsbeginn
Henning arbeitet im Einkauf eines mittelständischen Industrieunternehmens. Sein Arbeitstag als Bürokaufmann beginnt mit einem Rundgang im Unternehmen. Er holt die Post aus der Zentrale und verteilt hausinterne Vorgänge an die Fachabteilungen.
09:00: Eingangspost sortieren
Die Post wird von Henning sortiert und vorbereitet. Doppelte Dokumente können direkt weggeworfen werden. Andere leitet er an die verantwortlichen Sachbearbeiter weiter. Selten ist ein Brief bei ihm im Einkauf auf vollkommen falsch und er muss ihn an eine andere Abteilung weiterleiten.
10:00: Vorbereitung eines Lieferantengesprächs
Am frühen Nachmittag wird ein wichtiger Lieferant zu Besuch sein. Henning bereitet den Besprechungsraum vor, überprüft die Technik und aktualisiert die Agenda ein letztes Mal. Während des Gesprächs wird er dem Abteilungsleiter assistieren und Protokoll führen.
11:00: Ablage
Die Ablage ist nicht das Highlight von Hennings Tag, muss aber auch erledigt werden. Abgeschlossene Vorgänge müssen so abgelegt werden, dass sie später immer wieder aufzufinden sind. Dies erfordert einige Konzentration und ist eine verantwortungsvolle Aufgabe.
Danach gönnt sich Henning in der Kantine eine Pause. Mit einigen Kollegen tauscht er sich über Berufliches und Privates aus. Manchmal nutzt er die Pause auch für einen Spaziergang, um einen kleinen Ausgleich gegenüber dem Bürojob zu schaffen. Die frische Luft weckt ihn immer ein wenig auf.
13:00: Lieferantengespräch
Das Gespräch mit einem Rohstofflieferanten steht an. Es geht um die Qualität, die Lieferzeiten und der Preis. Henning folgt dem Gespräch aufmerksam und notiert wichtige Punkte. Auf Nachfrage steuert er Daten aus den vorbereiteten Unterlagen bei.
15:00: Nachbearbeitung der Besprechung
Mit der Dokumentation des Gesprächs endet der Arbeitstag des Bürokaufmannes. Henning schreibt alle besprochenen Punkte noch einmal ordentlich auf. Sein Chef bekommt die ausführliche Version. Eine kürzere Fassung mit den getroffenen Vereinbarungen geht an den Lieferanten.
17:00: Feierabend
Der Tagesablauf des Bürokaufmannes endet mit einem kurzen Rundgang. Er kontrolliert, ob alle Fenster geschlossen und alle Computer ausgeschaltet sind. Dann schließt er die Tür und tritt den Heimweg an.
Ist der Tagesablauf eines Bürokaufmannes immer derselbe?
Im Alltag eines Bürokaufmannes gibt es natürlich Aufgaben, die sich immer wiederholen. Das Bearbeiten von Post und besonders die Ablage gehören dazu. Diese Aufgaben der allgemeinen Büroorganisation bilden das Fundament des Tagesablaufes. Darüber hinaus sind jedoch viele Tätigkeiten von Tag zu Tag unterschiedlich.
Besprechungen und interne, wie externe Termine können beispielsweise jeden Tag andere anstehen. Manchmal finden einige Zeit keine dieser Termine statt, dafür sind einige Tage und Wochen voll davon. Zudem hängt ihre Arbeit als Bürokaufmann wesentlich von den Geschäftspartnern ab. Die E-Mails und Briefe, die Sie erhalten, haben jeden Tag einen unterschiedlichen Inhalt. An manchen Tagen gilt es hauptsächlich Auftragsbestätigungen zu kontrollieren, an anderen Tagen benötigen die Kollegen aus der Produktion viele Materialien, die es zu bestellen gilt.
Letztendlich haben Sie als Bürokaufmann einige Aufgaben, die mit hoher Wahrscheinlichkeit jeden Tag zu erledigen sind. Die übrigen Tätigkeiten, die sich spontan ergeben, sorgen für genügend Abwechslung im Arbeitsalltag.
Gehalt und Zukunftschancen als Bürokaufmann
Ihr mögliches Gehalt ist abhängig von der Unternehmensgröße und der Branche. Mit Tarifbindung in der Chemie- oder Metallbranche sind über 3.000 Euro pro Monat möglich. Mit Bezug auf die Unternehmensgröße lässt sich grundsätzlich sagen: „Je größer, desto besser.“ In kleinen Unternehmen liegt das Durchschnittsgehalt von Bürokaufleuten bei ca. 2.300 Euro. In Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern liegt es bereits bei gut 2.700 Euro. Üblich ist für Bürokaufleute zudem eine Arbeitszeit von 38 Stunden pro Woche.
Neben dem Gehalt sind auch die Zukunftschancen für Bürokaufleute gut. In fast jedem Unternehmen werden Bürokaufleute gesucht. Der Arbeitstag eines/r Bürokaufmanns/frau unterscheidet sich dabei natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Neben der Vielzahl von möglichen Arbeitgebern sorgen auch die verschiedenen Branchen für mehr Sicherheit. In den folgenden Branchen werden Sie als Bürokaufmann/frau nicht nur gut bezahlt, sondern auch dringend gesucht:
- Chemie
- Automobilindustrie
- Energie
- Versicherungen und Finanzen
- E-Commerce
- Veranstaltungsmanagement
- Immobilien
- Groß- und Außenhandel
- Gesundheitswesen
Bürokaufmann werden per Umschulung
Die Auswahl an Umschulungsangeboten für Bürokaufleute ist groß. Mitunter wird der Beruf inzwischen auch als „Kaufmann/frau für Büromanagement“ bezeichnet, die Aufgaben und Lehrinhalte sind aber gleich. Für eine Umschulung zum Bürokaufmann müssen Sie bereits eine Berufsausbildung abgeschlossen haben. Dabei ist es unerheblich, ob Sie Vorbildung im kaufmännischen oder handwerklichen Bereich haben. Durch die bereits abgeschlossene Erstausbildung dauern Umschulungen zum Bürokaufmann selten länger als zwei Jahre. In diesem Zeitraum sind außerdem Praxisphasen inbegriffen. Die Maßnahmen können in Voll- oder Teilzeit durchgeführt werden und sind meistens durch die Arbeitsagentur förderungsfähig.
Während der Umschulung kommen verschiedene Lehrinhalte zur Sprache. Grundlage bildet die Büroorganisation und die gängigen Microsoft Office-Anwendungen. Diese stellen das tägliche Handwerkszeug von Bürokaufleuten dar. Erweitert wird dieses Wissen um kaufmännische Grundlagen, Buchhaltungskenntnisse und den Umgang mit fachspezifischer Software. Einige Anbieter bieten dazu eigene Übungsfirmen an, um die Anwendung der Software zu trainieren. Derzeit ist der Umgang mit SAP am stärksten bei Arbeitgebern gefragt.
Die Anbieter für Umschulungen zum Bürokaufmann können lokal variieren. Hier finden Sie einige Bespiele:
Bürokaufmann werden per Ausbildung oder Studium
Am Anfang des Berufslebens können Sie auch ohne Weiteres eine Ausbildung zum Bürokaufmann absolvieren. Mit einem Studium wären Sie dagegen überqualifiziert.
Um einen Ausbildungsplatz zu bekommen, müssen Sie einen Ausbildungsbetrieb von sich überzeugen. Dies geschieht in einem Vorstellungsgespräch und möglicherweise auch einem Auswahltest. Auch wenn das Auswahlverfahren aufwendig ist, lohnt es sich durchzuhalten. Statt anfallender Kosten erhalten Sie sogar eine Ausbildungsvergütung von 500 bis 900 Euro pro Monat. Zudem erlernen Sie von Beginn an nicht nur die Theorie, sondern auch die Praxis. Sie werden direkt in den unterschiedlichen Abteilungen eingesetzt und ausgebildet. Darüber hinaus haben Sie die Chance, im Anschluss an die Ausbildung übernommen zu werden.
Ihre Vorteile der Ausbildung bzw. Umschulung im Überblick:
- Ausbildungsvergütung
- hoher Praxisanteil
- Chancen auf Übernahme
Bürokaufmann werden per Fernstudium
Die gesamte Ausbildung mit ihren diversen praktischen Bestandteilen kann nicht vollständig durch ein Fernstudium ersetzt werden. Möchten Sie auf der Karriereleiter weiter aufsteigen, können Sie auch ein Fernstudium mit Schwerpunkt Betriebswirtschaft absolvieren. Als Vorbereitung auf die Ausbildung oder Umschulung zum Bürokaufmann können Sie an einigen Fernschulen auch verwandte Kurse belegen.
Am Weiterbildungsinstitut ILS können Sie beispielsweise die Qualifizierung Office Management flexibel und nebenbei absolvieren. Solche Kurse bereits vorab zu belegen, kann ihre Chancen auf einen Ausbildungs- oder Umschulungsplatz erhöhen oder Ihnen einen Berufseinstieg als Quereinsteiger ermöglichen. Zudem haben Sie dann bereits einige Kenntnisse aus den fachspezifischen Themenbereichen erworben.