Das Berufsbild

Als Bürokauffrau müssen Sie manchmal stressresistent sein.
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Bürokaufleute sorgen zum einen dafür, dass die internen Kommunikationsabläufe genauso gut funktionieren, wie die nach außen, zum Beispiel mit anderen Firmen oder Kunden. – Damit derlei Anforderungen kompetent bewältigt werden können, ist eine sichere Handhabe moderner Technik samt entsprechender EDV-Systeme unerlässlich.

Zum anderen können Bürokaufleute aber auch branchenübergreifend als Organisations- und Verwaltungsspezialisten eingesetzt werden. – Hierfür sind zusätzlich fundierte kaufmännische Fachkenntnisse vonnöten. – Damit sind sie dann aber in der Lage, allgemeine Verwaltungsaufgaben zu übernehmen, gleichzeitig im betrieblichen Rechnungswesen – je nach Bedarf im Einkauf, Verkauf, in der Buchhaltung oder im Personalwesen bei den Lohn- und Gehaltsabrechnungen – tätig zu sein und so für effiziente Büroabläufe verantwortlich zu zeichnen.

Noch bis vor Kurzem führte der Weg zum/zur Bürokaufmann/-frau über eine klassische Aus- oder Weiterbildung. – Übrigens ist der nach der Handwerksordnung (HwO) und dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) staatlich anerkannte Beruf äußerst beliebt: Im Jahr 2011 belegte er sogar Rang 3. – Zum 1. August 2014 wurden im Rahmen einer Neuordnung seine Aufgaben jedoch – zusammen mit denen des/der „Kaufmanns/-frau für Bürokommunikation“ sowie des/der „Fachangestellten für Bürokommunikation“ Teil eines neuen Berufsbilds …

 

Zukunftsaussichten

… Nachdem er nämlich zum „Kaufmann/-frau für Büromanagement“ gewandelt wurde, gilt der Beruf wieder als modern und zukunftsgerichtet. Dank der vielen möglichen Einsatzfelder in Büro- und Sachbearbeitung stehen den Allrounder-Kaufleuten viele Türen zu den unterschiedlichsten Verwaltungsbereichen oder Abteilungen in Firmen, Ämtern oder bei Verbänden offen. Insbesondere Frauen der DACH-Nationen Deutschland, Österreich und Schweiz lieben diese Art der branchenübergreifenden Beschäftigung: Ihr Anteil bei der Ausbildung und Berufsausübung liegt bereits seit Jahren zwischen 70 und 80 Prozent.

Neue Gebiete erschließen sich Bürokaufleuten überdies im Marketing. Hier können sie etwa für die Koordination und Auftragserteilung von Werbemitteln zuständig oder in Kundenberatungszentren beziehungsweise so genannten „Customer-Care-Centern“ tätig sein.

 

Inhalte und Dauer der Umschulung

Der Ausbildungsrahmenplan für Bürokaufleute ist bundeseinheitlich geregelt. Das heißt, die Lehrinhalte sollten in allen Bildungseinrichtungen gleich gelagert sein – insbesondere bei denen, die eine zertifizierte Umschulung anbieten. Während eine reguläre Ausbildung in einem Betrieb oder in einer Behörde drei Jahre dauert, nimmt sie im Falle einer Vollzeit-Weiterbildung in der Regel insgesamt etwa zwei Jahre in Anspruch. Mit entsprechender Vorbildung eventuell auch weniger.

Durchgeführt wird sie im Rahmen einer schulischen „Lehre“, wobei aber, was die Unterrichtseinheiten betrifft, unterschiedliche Modelle möglich sind. In manchen Institutionen findet die Theorie ein bis zwei Mal pro Woche in Vollzeit statt. Damit können die Teilnehmer der Qualifikation zum/zur Bürokaufmann/-frau an den übrigen Tagen ihrem momentanen Broterwerb nachgehen. Andere Einrichtungen wiederum offerieren auch Teilzeit- oder Blockunterricht, ähnlich wie in einer Berufsschule.

Was alle Varianten eint, sind die Themen, die bei den theoretischen Grundlagen vermittelt werden. Dies sind zum einen die Kernqualifikationen, sprich wirtschaftsbezogene Fächer, wie kaufmännisches Rechnen, Buchhaltung und Controlling, Personal- und Materialwirtschaft, Marketing und Verkauf. Weiterhin erhalten die Umschüler Einblicke in die Geschäftsprozesse von Dienstleistungsunternehmen, aber auch Unterweisungen in Wirtschafts- und Sozialkunde sowie Deutsch mit speziell kaufmännischem Schriftverkehr.

An Zusatz- beziehungsweise Fachqualifikationen kommen – oft auch unter ökologischen Gesichtspunkten bewertet – Bürowirtschaft und -organisation inklusive dem Erlernen von Schreibtechniken hinzu. Des Weiteren wird der Gebrauch von Informations- und Kommunikationstechnologien gelehrt, darunter Telekommunikation im Allgemeinen sowie die Nutzung von EDV im Besonderen. Dies betrifft hauptsächlich Office-Programme und kaufmännische Anwendungssoftware, wie Tabellenkalkulation. Auch das Rechnungswesen, darunter Kostenrechnungen sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen in der Personalverwaltung, ist Teil der Weiterbildung. Ebenso wie die Einführung in Managementtechniken, zu denen die Erweiterung sozialer Kompetenzen beziehungsweise Soft Skills dazu gehören. Abgerundet wird das Ganze mit Wirtschaftsenglisch.

Grundlegende praktische Qualifikationen, wie zum Beispiel der Erwerb eines Moduls in puncto Ausbildereignung, können bei Projektarbeiten erworben werden. Es gilt aber auch, Zeiten in Übungsfirmen oder als Betriebspraktika zu absolvieren. Den Abschluss bilden ein Bewerbungstraining sowie ein Job-Coaching.

 

Zielgruppe der Umschulung

Für die Umschulung zum/zur Bürokaufmann/-frau sind rechtlich gesehen keine konkreten Vorbildungen vorgeschrieben. Bei einer schulischen Qualifizierung stellen die Einrichtungen ihre jeweiligen Zugangskriterien in der Regel auch selbst zusammen. Jedoch gilt als Standard überall die erfolgreiche Absolvierung eines Informations- und Eignungsgesprächs.

Aber obwohl der Beruf grundsätzlich keinen Mindestausbildungsgrad hat, können die Voraussetzungen trotzdem sehr unterschiedlich angesetzt sein: Hier ist es ein Hauptschulabschluss, da ein mittlerer Bildungsabschluss, und dort wird gar die Fachhochschulreife verlangt. Warum? Angehende Kaufleute sollen lernen, relevante verwaltungs- und organisationstechnische Aufgaben innerhalb eines Unternehmens, einer Behörde oder einer Interessenvertretung sach- und fachgerecht zu erledigen. Da für dieses äußerst vielfältige Tätigkeitsfeld also umfangreiche Kenntnisse notwendig sind, haben es Umschüler mit einer höheren Schulbildung sicherlich einfacher.

Bei einer regulären Ausbildung können die Anforderungen sogar vom jeweiligen Betrieb abhängig sein. So legen beispielsweise größere Unternehmen manchmal Wert auf Fremdsprachenkenntnisse, zumeist Englisch, Französisch oder Spanisch. Da das bei Praktikumsbetrieben ebenso der Fall sein kann, führen mancherorts die Schulen auch einen Grundlagen-Test in Englisch durch.

 

Fördermaßnahmen

Wer sich keine Umschulung als Selbstzahler leisten kann, findet unter Umständen eine Behörde, die solche Kosten ganz oder wenigstens teilweise übernimmt. Bei Vorliegen der individuellen Voraussetzungen ist beispielsweise nach bestimmten Paragrafen in den Sozialgesetzbüchern (SGB) II und III eine Finanzierung über den Bildungsgutschein durch die Bundesagentur für Arbeit beziehungsweise das Jobcenter der ARGE möglich.

Auch ein Fernstudium kann auf diesem Wege bis zu 100 Prozent finanzierbar sein – vorausgesetzt, die anbietende Einrichtung verfügt über eine entsprechende Zertifizierung.

 

Bewerbung für eine Umschulung zum Bürokaufmann/ zur Bürokauffrau

Der Beruf des Bürokaufmanns bzw. der Bürokauffrau ist eine der vielseitigsten Tätigkeiten am Arbeitsmarkt. Ausgebildete Fachkräfte finden in unterschiedlichsten Institutionen und Unternehmen eine dauerhafte Anstellung. Aus diesem Grund ist die Tätigkeit als Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau auch für viele Umschüler äußerst attraktiv. Mit einer ausschlaggebenden Bewerbung findet sich hierbei leicht eine passende Ausbildungsstätte.

 

Grundlegendes zum Bewerbungsverfahren für eine Umschulung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau

Wenn das Interesse an einer Umschulung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau besteht, sollte beim Bewerbungsanschreiben stets ein Unternehmen ausgewählt werden, dessen Größe der persönlichen Vorliebe entspricht. Bürokaufleute können sowohl in kleinen Büros wie in Großraumbüros tätig sein, sodass vor dem Anschreiben eine gründliche Recherche bezüglich Unternehmensstruktur getätigt werden sollte. Da die Tätigkeit als Bürokaufleute ebenso vielseitig ausfallen wie die Arbeitsorte, müssen zugleich die Anforderungen im Ausschreiben berücksichtigt werden. Neben bestimmten Sprachkenntnissen oder zusätzlichen Qualifikationen können bestimmte Wahlqualifikationen für den Beruf des Bürokaufmanns bzw. der Bürokauffrau gefragt sein.

Da die Umschulung keine spezifische Schul- und Ausbildung voraussetzt, sollte bei der Bewerbung stets das aktuelle Zeugnis einer Schule oder Arbeitsstätte sowie Fort- und Weiterbildungsnachweise aus artverwandten Bereichen angefügt werden.

 

Was gehört in die Bewerbung und was nicht?

Die Tätigkeit von Bürokaufleuten erfordert organisatorisches, mathematisches sowie computertechnisches Können in Kombination mit einem Hang zur Kontaktfreudigkeit mit Fremden. Sind Computerkenntnisse vorhanden, müssen diese unbedingt im Lebenslauf klar hervorgehoben werden. Standardmäßig sollte der Bürokaufmann bzw. die Bürokauffrau das Zehnfingersystem beherrschen. Zertifikate wie der ECDL, welche die Computerkenntnisse belegen, sind wesentlicher Bestandteil der Bewerbungsunterlagen bei einer Umschulung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau. Falls keinerlei Computerkenntnisse vorhanden sind, sollte dies entweder beim Bewerbungsanschreiben selbst oder beim möglichen Bewerbungsgespräch deutlich hervorgehoben werden, wobei der Wille zum Erlernen der notwendigen Kenntnisse deutlich gemacht werden sollte.

Da der Beruf des Bürokaufmanns bzw. der Bürokauffrau absolute Diskretion und Loyalität erfordert, muss das Anschreiben selbstsicher, jedoch nicht zu forsch formuliert werden. Im Anschreiben kann beispielsweise erwähnt werden, dass bereits erste ähnliche Tätigkeiten wie etwa ein Beruf im Verkauf oder die Betreuung von Einrichtung oder Vereine durchgeführt wurde. Dies zeigt, dass der Bewerber den Kontakt mit anderen Personen gewöhnt ist und somit soziale Kompetenzen besitzt.

Zudem sollte der Bürokaufmann bzw. die Bürokauffrau mindestens eine Fremdsprache, sowohl in Wort wie in Schrift beherrschen. Sämtliche vorhandenen Sprachkenntnisse sowie gegebenenfalls vorhandene Zeugnisse gehören im Lebenslauf vermerkt und dem Bewerbungsanschreiben beigefügt. Die Sprachkenntnisse sollten sich auf einem internationalen Standardniveau befinden, wodurch Sprachen, welche nur in wenigen Sprachbrocken beherrscht werden, nicht angeführt werden sollten.

 

Aufbau und Gliederung

Anders als bei öffentlichen Umschulungsinstituten benötigen private Träger eine deutlich verfasste Bewerbung, in welcher Bewerber seinen Willen und Bereitschaft zur Umschulung zeigt. Der Grund für die Bewerbung wie etwa neue Wissensfelder zu erkunden, muss deshalb immer im Anschreiben enthalten sein.

Schulische und berufliche Ausbildungen bestimmen den nachfolgenden Absatz. Hier gilt immer, die aktuelle Schul -oder Berufsbildung zu nennen oder den aktuell durchgeführten Beruf anzuführen. Ebenfalls gehören hier Weiter- und Fortbildungen, welche Relevanz für die Tätigkeit als Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau besitzen, genannt. Dies können unter anderem spezielle Computer- oder Buchhaltungskurse sein.

Im letzten Ansatz werden die persönlichen Eigenschaften angeführt. Dies können unter anderem Teamfähigkeit, Stressresistenz, Interesse an der Arbeit mit Menschen oder Zahlen sowie Flexibilität sein. Falls keine berufsrelevanten Kenntnisse wie etwa fehlende Computerkenntnisse vorhanden sind, sollte dies mit dem Statement zur Weiterbildungsbereitschaft vermerkt werden.

 

Muster: So kann das Bewerbungsschreiben für eine Bürokaufmann- bzw. Bürokauffrau-Umschulung aussehen

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

auf Ihre Annonce in der Zeitung „XY“ bezüglich eines Umschulungsplatzes zur Bürokauffrau bewerbe ich mich um diese Stelle. Die Tätigkeit als Bürokauffrau in Ihrem Unternehmen spricht mich insbesondere an, da Ihre Kontakte mit einem internationalen Kundenkreis äußerst interessant für mich erscheinen. Schon seit längerem hege ich ein Interesse an der Tätigkeit als Bürokauffrau. Bürowirtschaftliche Aufgaben wie etwa der Kundenkontakt oder Organisation zählen zu meinen persönlichen Interessensgebieten.

Die Arbeit als Bürokauffrau in Ihrem Unternehmen würde mir die Chance bieten, meinen Wunsch real werden zu lassen. Meine organisatorischen Fähigkeiten konnte ich durch meine bisherige Tätigkeit als Einzelhandelskauffrau bereits unter Beweis stellen. Ebenfalls verfüge ich über Computerkenntnisse und erste Kenntnisse in der Buchhaltung aufgrund eines Weiterbildungskurses. Gerne bin ich bereit, meine Kenntnisse zu erweitern.

Vor meiner Tätigkeit als Einzelhandelskauffrau besuchte ich die Realschule in XY, welche ich mit ausgezeichneten Erfolg abschloss. Anschließend führte ich eine Ausbildung zur Einzelhandelskauffrau durch. Bis heute bin ich in diesem Beruf tätig, wobei ich schon seit längerem eine Umschulung zur Bürokauffrau anstrebe.

Während meiner Schulzeit gehörten die Betriebswirtschaftslehre und Mathematik zu meinen Lieblingsfächern. Bezüglich Computerkenntnisse besitze ich den ECDL. Mit einer Tätigkeit als Bürokauffrau in Ihrem Unternehmen wäre ich in der Lage, meine persönlichen Stärken in Form von Teamfähigkeit, Stressresistenz und organisatorischen Talent zu verbinden und dies auf internationaler Ebene zu beweisen. Den Kontakt mit anderen Menschen bin ich aufgrund meines bisherigen Berufs gewöhnt, sodass ich in der Lage bin, auf besondere Wünsche und Beschwerden individuell einzugehen. Bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch überzeuge ich Sie gerne von mir und meinen Fähigkeiten.

Mit freundlichen Grüßen

Martina Musterfrau

 

Wie geht es weiter?

Bei einem persönlichen Bewerbungsgespräch als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann benötigen die Bewerber ein dementsprechendes Erscheinungsbild. Bezüglich Kleidung muss bzw. sollten Businesskleidung wie etwa ein Anzug mit Krawatte oder ein Sakko getragen werden. Ebenfalls ist das persönliche Auftreten ausschlaggebend. Ein selbstsicheres, nicht zu forsches Auftreten spricht für ausreichend Selbstbewusstsein, welches für die Tätigkeit notwendig ist. Da Bürokaufleute mindestens eine Fremdsprache, vorzugsmäßig Englisch, beherrschen sollten, sollte der Bewerber auf sprachliche Tests wie etwa Fragen in der jeweiligen Sprache eingestellt sein und diese beantworten können.

 

Anbieter der Umschulung

Auf Grund der großen Popularität des Berufs sind entsprechend viele Angebote auf dem Markt zu finden. Und die Niveaustufen der Lehrgangsanbieter sind zum Teil doch recht unterschiedlich. Nun wird der Beruf des/der Bürokaufmanns/-frau in Deutschland entweder von einer Handwerkskammer (HWK) oder einer Industrie- und Handelskammer (IHK) geprüft und anerkannt werden kann. – Was ihn damit übrigens einzigartig macht. – Daher erscheint es sinnvoll, sich bei einer der Einrichtungen vor Ort individuell beraten zu lassen. Mitunter verfügen die IHK sogar über eigene Bildungszentren. Eine Übersicht über die betreffenden Standorte ist auf der Website des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) zu finden.

Auch einige Technische Überwachungsvereine bieten Lehrgänge für künftige Bürokaufleute an. Ein thematischer und suchtechnischer Einstieg ist über die Seite des Verbands der TÜV (VdTÜV) möglich. Dort finden Interessierte den weiterführenden Link zu ihrer regionalen TÜV-Akademie.

Alternative Umschulungen im Fernstudium

Neben Ausbildungen zum/zur Bürokaufmann/-frau finden Umschulungswillige auch Fernstudiengänge zu verwandten Berufen, wie beispielsweise zum/zur Geprüfte/r Bürosachbearbeiter/in‎ oder zum/zur Kaufmännischen beziehungsweise Wirtschaftsassistenten/-assistentin. Weitere sind Buchhalter/in, Verwaltungsfachangestellte/r und Industriekaufmann/-frau. Das Spektrum der Anbieter ist dem steigenden Interesse nach passenden Kursen entsprechend riesig, weshalb sich deshalb auch hier ein Vorab-Gespräch mit Bildungsberatern beispielsweise der Kammern empfiehlt.

Umschulung zum Bürokaufmann/zur Bürokauffrau
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