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Fremdsprachensekretäre und Fremdsprachensekretärinnen erledigen den Schriftverkehr, führen Telefonate verwalten Schriftablagen und planen Dienstreisen sowie Geschäftstermine im fremdsprachlichen Bereich. Sie arbeiten hauptsächlich in Vorzimmern von leitenden Angestellten oder Sekretariaten und sind von ihrem Handlungsspektrum her an den Vorgaben ihrer Vorgesetzten gebunden. Neben der Korrespondenz und dem Führen von Telefonaten in mindestens einer Handelsfremdsprache übersetzen sie fremdsprachliche Dokumente und mündliche Äußerungen von fremdsprachlichen Geschäftspartnern in die Heimatsprache.
Hinsichtlich der mündlichen Übersetzung fungieren Fremdsprachensekretäre und Fremdsprachensekretärinnen auch als Dolmetscher. Das bedeutet, dass sie die Dienstreisen nicht nur planen, sondern auch selbst daran teilnehmen sowie in Meetings präsent sind. Dort sorgen sie für einen reibungslosen Ablauf und schreiben Besprechungsprotokolle. Ferner übernehmen sie die übrigen Aufgaben in einem Sekretariat, z. B. durch das Führen von Kassenbüchern und das Auswerten von Statistiken.
Zukunftsaussichten
Die sinnbildliche Öffnung der Grenzen sowie die steigende Offenheit für das ausländische Geschäftswesen führen immer mehr Unternehmen dazu, international tätig zu werden, sei es durch Expansion, Übersiedelung oder der Erweiterung des Geschäftspartnerkreises. Insbesondere im Bereich des Im- und Exportes sowie in international agierenden Vertriebsabteilungen stehen die Zukunftsaussichten für Fremdsprachensekretäre und Fremdsprachensekretärinnen im guten Licht. Im Anschluss an die Umschulung haben sie die Möglichkeit, durch besondere Qualifikationen im Unternehmen aufzusteigen oder sich selbstständig zu machen.
Inhalte und Länge der Umschulung
Fremdsprachensekretäre und Fremdsprachensekretärinnen müssen mindestens eine Fremdsprache sehr gut beherrschen. In der Regel beherrschen sie aber zwei Fremdsprachen – häufig als erste Englisch und als zweite Französisch oder Spanisch. Die linguistische Unterweisung in dieser Fremdsprache bzw. diesen Fremdsprachen macht den Hauptaspekt der Umschulung aus. Es werden allgemeine Sprachgrundlagen vermittelt, d. h. Rechtschreibung, Grammatik, Wortschatz, Synonymik und Idiomatik, wobei die Beherrschung einer Fremdsprache durch ständige Übungsaufgaben und stetiges Wiederholen gefestigt werden soll. Darüber hinaus wird auch die mündliche Sprachbeherrschung geschult, indem die Phonetik und das Hörverstehen eingeübt und Übungsgespräche veranstaltet werden. Zur weiteren Verfestigung werden Übersetzungen von der Heimatsprache in die Fremdsprache/-n und von der Fremdsprache bzw. von den Fremdsprachen in die Heimatsprache geübt.
Für das strukturelle Verstehen der jeweiligen Fremdsprache/-n ist die genaue Kenntnis über die linguistischen Grundlagen der Heimatsprache (in diesem Falle Deutsch) relevant, insbesondere im Hinblick auf künftige Übersetzungstätigkeiten von einer Fremdsprache in die Heimatsprache. Aus diesem Grunde ist auch die deutsche Sprache gut zu beherrschen. In der Umschulung werden ferner die Tätigkeiten in der Büroassistenz gelehrt, z. B. Betriebsorganisation, Planung, Geschäftsreisen, Projektarbeit, Datenbankarbeit und Präsentationen. Dahingehend wird der Schwerpunkt bei der Erlernung einer Fremdsprache auf die Geschäftsvarietät gesetzt. Auch das Rechnungswesen mit den kaufmännischen Rechenarten sowie die Textverarbeitung mit allen Formatierungstechniken gehören zum Lehrplan.
Die Umschulungsdauer beträgt in der Regel 1-2 Jahre und kann bei besonderen Gründen (z. B. wegen der Ausübung eines ähnlichen Berufes) verkürzt werden.
Zielgruppe der Umschulung
Als schulisch bedingte Zugangsvoraussetzung gilt der mittlere Bildungsabschluss oder die Fachhochschulreife. Der Beruf eines Fremdsprachensekretärs bzw. einer Fremdsprachensekretärin ist besonders für Personen geeignet, die sich gerne fremdsprachlich artikulieren möchten und eine Affinität zu Fremdsprachen haben. Sie sollten zugleich unternehmerisch interessiert sein und geschäftlich bedingten Auslandsaufenthalten gegenüber nicht abgeneigt sein. Da sich die Tätigkeiten oft auf Telefonate beziehen, sollten sie ein kommunikativ aufgeschlossenes Wesen haben und gut mit Menschen umgehen können. Eine schnelle Auffassungsgabe ist wichtig, da ein Dolmetschen vor Ort bei Geschäftssitzungen und Firmenpräsentationen eine häufig durchzuführende Tätigkeit innerhalb dieses Berufes ist. In diesen Fällen ist somit auch ein gutes mündliches Ausdrucksvermögen nötig. Ebenso wichtig ist aber auch ein gutes schriftliches Ausdrucksvermögen, denn das Verfassen von Dokumenten gehört zum Alltag.
Förderungen
Die Umschulung zum Fremdsprachensekretär bzw. zur Fremdsprachensekretärin wird in der Regel von der Bundesagentur für Arbeit gefördert, insofern besondere Gründe vorliegen (z. B. Unzufriedenheit mit dem alten Beruf, körperliche oder psychische Beschwerden bei der Ausübung des vorigen Berufes).
Anbieter der Umschulung
Bei dieser Umschulung handelt es sich um eine schulische Ausbildung, weswegen angehende Fremdsprachensekretäre und Fremdsprachensekretärinnen in entsprechenden Berufsfachschulen und ähnlichen Bildungseinrichtungen unterrichtet werden. Durch Praktika werden in kaufmännischen Betrieben oder im Ausland praktische Erfahrungen gesammelt.
Verwandte Bereiche der Umschulung als Fernstudium
Ähnliche Berufsbilder, die sich mit dem Berufsbild eines Fremdsprachensekretärs bzw. einer Fremdsprachensekretärin vergleichen können, sind fremdsprachliche kaufmännische Assistenten und Assistentinnen, Wirtschaftsassistenten und Wirtschaftsassistentinnen, Fremdsprachenkorrespondenten und Fremdsprachenkorrespondentinnen, Wirtschaftsdolmetscher und Wirtschaftsdolmetscherinnen sowie allgemeine Dolmetscher und Dolmetscherinnen.