Umschulung zum/ zur Verwaltungsfachangestellten

Verwaltungen sind zu modernen Dienstleistern geworden. © Robert Kneschke – Fotolia.com

Wer eine Umschulung aus gesundheitlichen Gründen durchführen muss, benötigt in vielen Fällen eine Arbeit in einem Büro, bei der keine körperlich belastende Arbeit anfällt. Die Umschulung zum / zur Verwaltungsfachangestellten erfreut sich bei Umschulungen, gefördert durch das Arbeitsamt oder die Rentenversicherung großer Beliebtheit, denn bei vielen Arbeitsstellen in der Verwaltung trifft diese Vorgabe zu. Betroffenen Arbeitnehmern wird so ermöglicht, trotz körperlicher Einschränkungen weiterhin zu arbeiten.

 

Für Schnellleser
Am Ende des Artikels finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte oder gleich hier. Wenn Sie eine konkrete Frage zur Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten / zur Verwaltungsfachangestellten haben, dann kommen Sie durch einen Klick auf die Überschrift im Inhaltsverzeichnis direkt zum jeweiligen Abschnitt.

 

Das Berufsbild der Verwaltungsfachangestellten

Verwaltungsfachangestellte führen viele verschiedene Tätigkeiten im Bereich der Verwaltung durch. Eine der wesentlichen Aufgaben dabei ist das Führen von Akten und die Bearbeitung von Vorgängen in der jeweiligen Behörde. Darüber hinaus müssen Sie Auskünfte erteilen, wenn ein Bürger oder eine andere Behörde diese beantragt. Außerdem müssen die Verwaltungsfachangestellten ihren Vorgesetzten bei der Entscheidungsfindung behilflich sein, indem sie diese vorbereiten und alle notwendigen Informationen bereitstellen.

Außerdem fertigen sie Bescheide an. In vielen Fällen sind sie auch für die Organisation des Büros verantwortlich. In diesem Bereich müssen sie beispielsweise die Personalplanung mit der Personalabteilung abstimmen, die Materialbeschaffung organisieren und die beschafften Materialien verwalten. Auch Aufgaben im Bereich der Haushaltsplanung zählen zu den Tätigkeiten der Verwaltungsfachangestellten. Dieser Beruf kann mit verschiedenen Schwerpunktbereichen erlernt werden.

Beispielsweise ist es möglich, die Fachrichtung Bundesverwaltung, Landesverwaltung oder Kommunalverwaltung zu wählen. Neben diesen staatlichen Bereichen gibt es auch die Fachrichtungen Kirchenverwaltung oder Handwerksverwaltung. Im Bereich der Handwerksverwaltung findet die Umschulung z.B. durch die örtliche IHK statt.

 

Wie sind die Zukunftsaussichten für Verwaltungsfachangestellte?

Die öffentliche Verwaltung benötigt immer Arbeitskräfte, die die anfallenden Aufgaben bewältigen. Daher besteht stets ein gewisser Grundbedarf in diesem Berufsfeld. Allerdings ist die Finanzlage in vielen Kommunen und Bundesländern im Moment nicht sehr gut. Viele Behörden versuchen die Kosten zu senken, indem sie die Zahl der Verwaltungsangestellten reduzieren. Daher werden im Moment in manchen Regionen nur wenige neue Fachkräfte eingestellt. Aus diesem Grund ist es vor dem Beginn der Umschulung unbedingt notwendig, sich beim zuständigen Arbeitsamt zu informieren, wie die Lage vor Ort aussieht.

 

Für wen ist die Umschulung geeignet?

Die Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten kann für viele Menschen interessant sein. Insbesondere wer aus gesundheitlichen Gründen zu einer Umschulung gezwungen ist, kann sich auf diesem Wege eine neue berufliche Zukunft aufbauen. Die Verwaltungsfachangestellten arbeiten überwiegend im Sitzen, weshalb diese Tätigkeit beispielsweise sehr gut geeignet ist, wenn eine Person aufgrund von Gelenkproblemen nicht mehr dazu in der Lage ist, im Stehen zu arbeiten oder schwere körperliche Arbeit zu verrichten. Der größte Teil der Verwaltungsfachangestellten verfügt über einen Realschulabschluss.

Zwar ist ein mittlerer Schulabschluss nicht zwingend notwendig, aber dennoch sind Auszubildende mit einem Hauptschulabschluss sehr selten. Immer häufiger streben auch Abiturienten die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten an und verknappen die Ausbildungsstellen. Gute Kenntnisse in den Bereichen Mathematik, Fremdsprachen; Rechtschreibung und Grammatik steigern die Chancen für Bewerber mit Hauptschulabschluss. Darüber hinaus wird von Umschulungsanbietern oft gewünscht, dass die Verwaltungsfachangestellten Interesse an wirtschaftlichen und rechtlichen Themen zeigen, da dieser Bereich einen großen Teil der Ausbildung und der späteren Arbeit ausmachen wird.

 

Wie lange dauert die Umschulung?

Die Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten dauert zwei bis drei Jahre und findet im Dualsystem statt. Zusätzlich zum Besuch der Berufsschule belegen die Umschüler mehrere Lehrgänge. Der praktische Teil der Umschulung findet in einer Verwaltungsbehörde (u.a. Ministerium, Gericht) statt, wobei Umschüler als Fachrichtung zwischen Bundesverwaltung, Kommunalverwaltung, Landesverwaltung, Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern sowie Kirchenverwaltung wählen können. Am Ende der Ausbildungszeit erfolgt eine staatlich anerkannte Abschlussprüfung.

Wenn Bewerber mehrjährige Berufserfahrung in einer Verwaltung nachweisen können, verkürzt sich die Umschulungszeit auf zwei Jahre.

 

Welche Inhalte werden in der verkürzten Ausbildung vermittelt?

Der Umschulungsberuf des Verwaltungsfachangestellten ist ein nach dem Berufsbildungsgesetz anerkannter Ausbildungsberuf. Die ersten zwei Jahre der Ausbildung sind für alle verschiedenen Verwaltungsfachbereiche gleich. Erst im dritten Ausbildungsjahr findet die Spezialisierung, z.B. bei der IHK auf den Bereich der Handwerksverwaltung statt.

Wenn es sich jedoch nicht um die Erstausbildung, sondern um eine Umschulung handelt, wird die Ausbildungszeit in der Regel bei einschlägigen Vorkenntnissen auf zwei Jahre verkürzt. Dies liegt daran, dass die Ausbilder davon ausgehen, dass durch die Erstausbildung und die bisherige Berufserfahrung ein solides Grundwissen in Verwaltung vorhanden ist.

 

Welche Voraussetzungen müssen Bewerber für die Umschulung erfüllen?

Die Vorgaben variieren, da die Umschulungsanbieter und Behörden eigene Zugangsvoraussetzungen festlegen können. Meist müssen die Interessenten mindestens einen mittleren Schulabschluss verfügen, um sich zum Verwaltungsfachangestellter bzw. zur Verwaltungsangestellte umschulen lassen zu können. Wenn Sie einen Hauptschulabschluss besitzen, dann ist die Umschulung meist nur möglich, wenn Sie bereits einen zweijährigen Berufsabschluss und mehrjährige Berufstätigkeit vorzeigen können.

 

Wie viel verdient man als umgeschulte Verwaltungsfachangestellte?

Einkünfte während der Umschulung

Während der Umschulung erhalten Sie ein Umschulungsgeld vomKostenträger und können zur Sicherung des Lebensunterhalts weitere Zuschüsse und Förderungen beantragen. Während der Praktikumszeiten erhalten Sie kein zusätzliches Gehalt von der jeweiligen Verwaltungsbehörde. Wenn Sie die Umschulung direkt über eine Behörde machen, kann etwas anderes gelten. Wird die Umschulung zur Verwaltungsfachangestellten bei einem Wirtschaftsunternehmen absolviert, motiviert dieses seine zukünftigen Arbeitnehmer teilweise über eine zusätzliche monatliche Zahlung.

Nach dem erfolgreichen Abschluss der Umschulung können Umschüler einen Anspruch auf bis zu 2400 Euro als Erfolgsprämie haben.

 

Einkünfte nach Abschluss der Umschulung

Die Gehälter von Verwaltungsfachangestellten unterscheiden sich zum Teil erheblich. Ein Jahresgehalt von € 25.000 bis 40.000 pro Jahr dürfen sich Interessierte aber in jedem Fall erwarten. Jobangebote können dabei aus verschiedenen Bereichen kommen: Landes-/Bundes-/Kommunalverwaltung, Kirchenverwaltung oder private Verwaltungstätigkeiten stehen dabei zur Auswahl.

Während sich öffentliche Dienstgeber strikt an den “Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst” (TvöD) halten, weichen private Arbeitgeber von diesen Zahlen auch gelegentlich ab. Beim Blick auf den Tarifvertrag ist die Einordnung in die Lohngruppe entscheidend: Erfolgt bei Berufsbeginn die Eingruppierung in die EG 5, entspricht das einem Anfangsgehalt von rund € 2.400 brutto. In weiterer Folge steigt das Gehalt mit jedem Sprung in eine höhere Gruppe.

Bei privaten Arbeitgebern herrscht zum Teil ein West-Ost Gefälle – wer im privaten Sektor Verwaltungsfachangestellte/r werden möchte, sollte sich für Verdienstmöglichkeiten die lokalen Angebote ansehen. Aufstiegslehrgänge oder Weiterbildungen können das Gehalt im Anschluss an die abgeschlossene Ausbildung zudem deutlich aufbessern. Eine Weiterbildung zum Verwaltungsfachwirt lockt beispielsweise mit einer Entlohnung von mehr als € 60.000 pro Jahr.

 

Wie kann man die Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten finanzieren?

Die Möglichkeiten für die Förderung einer Umschulung sind sehr umfangreich. Welche Behörde (Kostenträger) für Sie zuständig ist, hängt davon ab aus welchem Grund Sie eine Umschulung machen möchten bzw- müssen.

Umschulung durch die Rentenversicherung

Wenn Sie aus gesundheitlichen Gründen zu einer Umschulung gezwungen sind, können Sie bei der Rentenversicherung einen Antrag stellen. Die Finanzierung der Umschulung wird zu 100 Prozent übernommen, wenn Sie entweder aufgrund Ihrer Krankheit eine Erwerbsminderungsrente beziehen oder wenn Sie bereits seit mindestens 15 Jahren in die Rentenversicherung einzahlen.

Umschulung durch eine Berufsgenossenschaft

Eine weitere Möglichkeit besteht in der Förderung durch die Berufsgenossenschaft. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie einer Berufsgenossenschaft angehören und Sie aufgrund einer Berufskrankheit oder eines Arbeitsunfalls zur Umschulung gezwungen sind.

Umschulung durch die Agentur für Arbeit und das Jobcenter

Wenn Sie aufgrund der Arbeitsmarktsituation eine Umschulung anstreben, können Sie auch eine Förderung durch das Arbeitsamt oder Jobcenter beantragen.  Nach § 81 Abs.1 SGB III  kann Ihnen eine Umschulung durch einen Bildungsgutschein finanziert werden, wenn sie:

notwendig ist, um […] bei Arbeitslosigkeit beruflich einzugliedern, eine […] drohende Arbeitslosigkeit abzuwenden oder weil […] wegen fehlenden Berufsabschlusses die Notwendigkeit der Weiterbildung anerkannt ist

Wenden Sie sich für das Beratungsgespräch (Keine Finanzierung durch Bildungsgutschein ohne vorherige Beratung möglich!) an die Arbeitsagentur, wenn Ihr Arbeitsplatz gefährdet, Sie arbeitssuchend oder bis zu einem Jahr arbeitslos sind. Das Jobcenter ist für Sie zuständig, wenn Sie länger als ein Jahr ohne Arbeit sind.

Wie Sie erfolgreich eine Umschulung beantragen, erfahren Sie hier: Wichtige Tipps für den Antrag auf einen Bildungsgutschein. 

.

 

Was kostet die Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten?

Wird der Antrag vom jeweiligen Kostenträger bewilligt, dann trägt der Umschüler keine Kosten. Die Behörde oder der Staat finanziert die Kosten der Schulung an sich, wie auch einen angemessenen Lebensunterhalt während der Ausbildung. Jedoch stellt sich die Frage der Kosten der Umschulung, wenn Sie diese selbst finanzieren möchten oder wenn Sie die bewilligte Umschulung ohne Abschluss abbrechen möchten.

Wer die Umschulung freiwillig abbricht (zum Beispiel weil man kein Interesse mehr hat), kann zur Rückzahlung und Zahlung von Schadensersatz verpflichtet sein. Die Details sind in Ihrer Eingliederungsvereinbarung geregelt.

 

Wer bietet die Umschulung zum/zur Verwaltungsfachangestellten an?

Wählen Sie Ihren Umschulungsanbieter nach denen für Sie individuell wichtigen Kriterien aus. Anerkannt snd insbesondere:

 

Kann man alternativ auch durch ein Fernstudium Verwaltungsfachangestellter werden?

Ja, zwar können Sie nicht direkt den Umschulungsberuf studieren, aber es gibt Fernstudiengänge, die Sie zu einem Abschluss führen, mit dem eine Bewerbung auf vergleichbare Stellenausschreibungen möglich ist. Ein Fernstudium ist eine besonders praktische Alternative zur Umschulung, da Sie so in jedem Fall die Ausbildung berufsbegleitend und finanziell unabhängig durchführen können. Themenverwandte Studiengänge könnten beispielsweise ein Fernstudium zum Betriebswirt, zum Buchhalter oder im Bereich des Arbeitsrechts sein.

Umschulung per Fernstudium - unsere Empfehlungen:

 

Andere Alternativen, um Verwaltungsfachangestellter bzw. Verwaltungsfachangestellte zu werden

Verwaltungsfachangestellte arbeiten in der Regel auf der Verwaltungsebene einer Behörde oder eines Amts. Zu ihren Aufgaben zählt die Bürgerberatung, die Bearbeitung von Anträgen, die Aktenführung sowie die Personalverwaltung. Der klassische Ausbildungsberuf vermittelt Fähigkeiten, die für die Ausübung dieser Tätigkeit unerlässlich sind.

 

Kann man die Umschulung auch berufsbegleitend in Teilzeit oder Abendschule machen?

Ja, die Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten bzw. zur Verwaltungsfachangestellten kann sowohl in Vollzeit, als auch berufsbegleitend in Teilzeit absolviert werden. Eine Umschulung allein über den Besuch einer Abendschule ist jedoch nicht möglich.

 

Kann man auch durch ein Studium Verwaltungsfachangestellte / r werden?

Nein, es gibt bislang keine spezifischen Studiengänge für Verwaltungsangestellte in Deutschland, da dieser Beruf ausschließlich als Ausbildungsberuf konzipiert ist. Dennoch können Interessenten artverwandte Bereiche studieren, um sich das notwendige Fachwissen für diesen Beruf anzueignen. Insbesondere Studiengänge mit Schwerpunkt Business Administration, Public Management, Kommunalwirtschaft oder Gemeinwesenentwicklung für Verwaltungsfachangestellte bieten sich für zukünftige Verwaltungsfachangestellte an.

Passende Studiengänge werden unter anderem von der Fachhochschule Dresden, der Ernst-Abbe-Hochschule Jena, der Hochschule für Wirtschaft, Technik und Kultur in Berlin, der EBZ Business School in Bochum und der Hochschule Mainz angeboten. Je nach Hochschule sind die Studiengänge als Voll- und Teilzeitstudium sowie als Bachelor- und Masterstudium zugänglich.

 

Kann man auch einen Quereinstieg als Verwaltungsfachangestellten ohne Umschulung machen?

Ja, aber als Quereinsteiger in der Verwaltung einer Behörde angestellt zu werden ist mit Schwierigkeiten verbunden. In der Regel wird eine Ausbildung oder Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten formal verlangt. Wer mit einem Bachelorstudium oder einer anderen Ausbildung bereits mehrere Jahre in einer Verwaltung gearbeitet hat und somit Arbeitserfahrung vergleichbar eines Verwaltungsfachangestellten besitzt, wird nicht selten bei der Stellenbesetzung erfolgreich berücksichtigt.

Ohne Umschulung als Verwaltungsfachangestellter in einer Behörde beschäftigt zu werden, gelingt in der Regel nur, wenn Sie bisher schon in der Verwaltung einer Behörde gearbeitet haben. Hier gilt dann eine besondere Regelung: Bei einer mindestens viereinhalbjährigen Berufserfahrung kann die Abschlussprüfung zum Verwaltungsfachangestellten ohne vorherige Umschulung ablegen. Das theoretische Wissen, welches für den Beruf dennoch vorausgesetzt wird, erlernen die quasi Quereinsteiger im Zuge von Schulungsblöcken an der Verwaltungsschule.

Wenn Sie nicht in einer Bundes- oder Landesbehörde zukünftig arbeiten möchten, sondern sich eine Verwaltungstätigkeit in der Verwaltung eines Krankenhauses, bei einem Unternehmen oder Organisation vorstellen können, dann ist ein Quereinstieg leichter zu realisieren. Viele Verwaltungsabteilungen akzeptieren auch Bewerber aus anderen Branchen, wenn sie Arbeitserfahrung vergleichbar mit Büromanagement oder einer kaufmännische Tätigkeit vorzeigen können.

 

Update 2020:

In Zeiten der hochgejubelten Instagram-Influencer und Youtuber wird das Berufsbild des Beamten und des Verwaltungsfachangestellten dennoch immer beliebter - wie dieser Artikel beweist, suchen viele wieder nach beruflicher Stabilität. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Sie neben den passenden Zugangsvoraussetzungen auch keine Fehler bei der Bewerbung für Ihre Umschulung machen sollten.

 

Zusammenfassung

  • Während der Umschulung bekommt man statt einem Gehalt ein Umschulungsgeld gezahlt. Die Verdienstchancen nach der Umschulung hängt von vielen Faktoren ab. Behörden bezahlen nach öffentlichem Tarifvertrag.
  • Wer eine Umschulung zum Verwaltungsfachangestellten machen möchte, muss in der Regel einen mittleren Schulabschluss und eine abgeschlossene zweijährige Berufsausbildung vorzeigen können.
  • Die Finanzierung der Umschulung erfolgt durch einen Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters. Wird die Umschulung durch die Rentenversicherung oder eine Berufsgenossenschaft gefördert, dann wird eine Eingliederungsvereinbarung (EGV) geschlossen.
  • Die Umschulung ist für den Umschüler kostenlos, wenn der Antrag bewilligt wurde. Die Kosten der Umschulung können jedoch bei freiwilligem Abbruch der Umschulung eine Rolle spielen.
  • Viele Umschulungsanbieter bilden zum Verwaltungsfachangestellten aus. Die richtige Wahl für Sie selbst treffen Sie zum Beispiel anhand der Kriterien Ruf des Umschulungsanbieters, tägliche Entfernung zur Umschulung (Fahrtkosten werden ersetzt), Flexibilität etc.
  • Die Umschulung dauert in Vollzeit in der Regel drei Jahre und kann auch berufsbegleitend in Teilzeit absolviert werden. Der Besuch einer Abendschule genügt nicht. Die Umschulung kann auf zwei Jahre verkürzt werden, wenn mehrjährige Arbeitserfahrung in einer Verwaltung vorgezeigt werden kann.
  • Der Quereinstieg in den Beruf der / des Verwaltungsfachangestellten ist schwierig, da eine Ausbildung oder Umschulung von Behörden erwartet wird.
  • Weder ein Präsenzstudium noch ein Fernstudium können eine Umschulung ersetzen. Jedoch kann über ein Fernstudium in einem verwandten Bereich der Quereinstieg in die Verwaltung oder eine Verwaltungstätigkeit bei einem Unternehmen ermöglichen.

Schreibe einen Kommentar